Det mesta vi gör på jobbet klarar vi utan instruktioner. Som professionell har du kunskaper, erfarenheter och attityder som gör att du vanligtvis kan hantera olika uppdrag och situationer. Det finns det många sätt att lösa en uppgift, men när det är viktigt att vi gör likadant behöver vi en personalhandbok.

På varje skola finns massor av mer eller mindre kända rutiner. Ibland är de tydligt presenterade, andra gånger får du leta lite bland policydokument och handlingsplaner för att veta vad som förväntas av dig. De flesta praktiska rutinerna brukar finnas i väggarna, eller snarare i minnet hos alla som arbetat på skolan några år – vi gör som vi brukar göra och när vi inte kommer ihåg, frågar vi någon som var med förra gången.

Det är inte säkert att du gillar alla rutiner eller håller med om alla riktlinjer, men visst är det bättre att veta vad som gäller så att du kan komma med konkreta förslag på förbättringar? De flesta rutinerna brukar inte heller vara särskilt kontroversiella – man kan göra på olika sätt och just på vår skola har vi valt att göra så här. Jag tror det är viktigt för en skolledning att kunna ge samma besked – om något finns skrivet kan vi antingen peka dit, eller förklara muntligt utifrån tydligt nedskriven information.

Här är några förslag som gör personalhandboken mer användbar och sparar tid som vi kan använda till något bättre än att leta information.

Gör den lätt att uppdatera: Du kommer behöva lägga till och ändra på saker, välj ett verktyg – till exempel Word – där du inte behöver lägga någon energi på det rent tekniska i att uppdatera. Skriv i veckobrevet till personalen när något är justerat och gör en systematisk gallring inför varje nytt läsår.

Gör den utskrivbar: Perfekt att stoppa i handen, som introduktion, för ny personal redan när de skriver på kontraktet. Då hinner de läsa in sig och samla frågor till dess att de börjar på skolan.

Vill du använda en mall som klarar allt detta hittar du en i Struktivs arkiv (verktyg nummer 5), tillsammans med instruktioner och goda råd.